LEAN OFFICE: EL NUEVO PARADIGMA DE LA “OFICINA ESBELTA”

LEAN OFFICE: EL NUEVO PARADIGMA DE LA “OFICINA ESBELTA”

Un buen porcentaje de las quejas de los clientes se deben a problemas relacionados con procesos administrativos: extravío de documentación, datos equivocados, tiempos de espera demasiado largos, fallos en las facturas, etc. ¿Y si se agilizan todos estos trámites para ofrecer un mejor servicio o producto a los consumidores? Esto es lo que propone Lean Office.

El modelo de Lean Office propone una nueva metodología de trabajo dentro de las empresas en las que se optimicen los procesos administrativos con el objetivo de evitar errores durante los mismos, eliminar el exceso de burocracia, mejorar los canales de comunicación y simplificar las fases de modo que se consiga una mayor eficiencia de los diferentes departamentos. De hecho, el término Lean significa esbelto o austero.

Por ejemplo, imagina una empresa de servicios que necesita una copia de la Cédula de Identidad del cliente para darle de alta en el servicio, pero también para dar la orden de instalación de un dispositivo o para solucionar una posterior avería. En lugar de solicitar tres veces la Cédula (con el consiguiente disgusto del cliente), y escanearlo otras tantas por trabajadores diferentes (con el tiempo que ello conlleva), Lean Office apuesta por buscar un mecanismo que permita simplificar estos trámites, como una base de datos con las copias a las que puedan acceder los diferentes departamentos.

El fundamento de Lean Office: La eliminación de los despilfarros:

Despilfarro es toda aquella actividad, proceso o consumo de recursos, que no le agrega valor al producto o servicio requerido por el cliente. Algunos ejemplos son los siguientes:

  • Inoperancia organizativa: cuando los trabajadores desconocen sus funciones, existe una estructura poco ágil o los líderes son incapaces de guiar a los equipos.
  • Ineficacias operativas: cuando el reparto de roles o los procesos no son óptimos, la información no fluye de forma correcta o no se utilizan correctamente los recursos disponibles.
  • Problemas en productos y/o servicios: que llevan a ofrecer al cliente productos y servicios que no cubren sus expectativas

¿Por qué implantar Lean Office?

La implementación de Lean Office permite “hacer más con los mismos recursos”, generando los siguientes aportes:

  • Reduce los errores en los procesos
  • Disminuye los tiempos de ejecución
  • Elimina la duplicidad de tareas entre diferentes departamentos o trabajadores.
  • Ahorra gastos en material de oficina.
  • Acorta los plazos de entrega.
  • Mejora la satisfacción de los empleados y clientes.
  • Propicia la colaboración entre los equipos.
  • Optimiza los procesos de archivo y documentación.
  • Aumenta la productividad de las compañías.
  • Mejora, por tanto, la rentabilidad de la empresa.

Corporación Líderes ha diseñado un Programa de Lean Office que permite a las organizaciones identificar los elementos que no agregan valor al cliente, y proceder a su tratamiento, de tal manera que se obtengan los resultados esperados con esta metodología. Se presentan formatos y matrices listos para utilizarse, a fin de facilitar su implementación.

Entradas Relacionadas